Tên doanh nghiệp được cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia chấp nhận không có nghĩa là bạn được dùng tên đó làm thương hiệu trên biển hiệu, bao bì — vì tên doanh nghiệp và nhãn hiệu được kiểm ở hai nơi khác nhau, theo hai bộ quy định khác nhau. Rất nhiều người khởi nghiệp làm giấy phép xong, thấy tên "đã được duyệt", liền in biển, rồi mới phát hiện cái tên đó trùng với một nhãn hiệu người khác đã đăng ký từ lâu.
Bài này đi qua thao tác tra tên ở cổng đăng ký doanh nghiệp, cách đọc kết quả, những dạng tên cần tra thêm, chỗ khác biệt với tra nhãn hiệu, cùng thứ tự làm hợp lý để không phải đổi tên giữa chừng. Mọi quy định trích dẫn ở đây đều ở mức nguyên lý; hãy đọc văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan đăng ký nơi bạn trước khi làm thủ tục.
Khi nào người mở tiệm cần tra tên doanh nghiệp
Người mở tiệm thường chỉ đụng tới cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia vào hai lúc: khi chuẩn bị thành lập công ty và cần chọn tên riêng cho công ty, và khi muốn biết cái tên thương hiệu mình thích có đang là tên của một doanh nghiệp nào khác hay không. Lúc thứ hai hay bị bỏ qua, vì nhiều người nghĩ mình chỉ là hộ kinh doanh, chẳng liên quan gì tới công ty.
Thực ra, tra tên doanh nghiệp cho bạn một lớp thông tin mà các nơi khác không có. Ví dụ giả định: bạn định mở xưởng đồ gỗ ở Thái Nguyên với tên "Sơn Mộc". Cơ sở dữ liệu nhãn hiệu không thấy ai đăng ký, bản đồ không thấy tiệm nào, nhưng cổng đăng ký doanh nghiệp cho thấy có một công ty nội thất tên riêng "Sơn Mộc" đang hoạt động ở tỉnh khác. Họ chưa đăng ký nhãn hiệu, có thể chưa có biển hiệu nào trên bản đồ, nhưng họ là một pháp nhân cùng ngành dùng đúng tên đó trên hợp đồng, hoá đơn — và có thể nộp đơn nhãn hiệu bất cứ lúc nào.
Vì vậy, kể cả khi chưa định lập công ty, hãy coi cổng đăng ký doanh nghiệp là một trong các nơi tra bắt buộc. Phân biệt khái niệm giữa nhãn hiệu, tên doanh nghiệp, tên miền và tên trang mạng được bàn ở chuyên mục bảo vệ thương hiệu của trang; bài này tập trung vào thao tác tra và đọc kết quả.
Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia tra được gì
Tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký. Về nguyên lý, tên doanh nghiệp gồm loại hình (công ty TNHH, công ty cổ phần…) và tên riêng. Quy định hiện hành không cho đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trên phạm vi cả nước, trừ một số trường hợp như doanh nghiệp đã giải thể theo quy định. Khi tra, hãy gõ phần tên riêng chứ không gõ kèm loại hình.
Tên viết bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Doanh nghiệp có thể đăng ký thêm tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Hãy tra cả những dạng này, vì chúng cũng có thể đụng tên bạn định dùng.
Các trường hợp được coi là gây nhầm lẫn. Luật liệt kê một số kiểu được coi là gây nhầm lẫn, chẳng hạn chỉ khác nhau ở ký hiệu, số thứ tự hay một số từ chung đi kèm. Đừng nghĩ thêm một con số hay chữ "mới" vào sau tên người khác là đủ khác. Danh sách cụ thể nên đọc trong văn bản hiện hành.
Gõ thế nào cho ra kết quả. Gõ phần tên riêng, thử cả có dấu và không dấu, thử từng chữ riêng nếu tên có hai ba chữ. Nếu trang có nhiều kiểu tìm, đọc phần hướng dẫn ngay trên trang, vì giao diện có thể đổi theo thời gian.
Đọc kết quả tra tên doanh nghiệp
Khi tra ra một doanh nghiệp có tên riêng trùng hoặc gần giống, hãy xem tiếp mấy thông tin thường được hiển thị: tên đầy đủ, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, tình trạng hoạt động, và nếu có thể, ngành nghề kinh doanh đã đăng ký. Tình trạng cho biết doanh nghiệp đang hoạt động, tạm ngừng hay đã giải thể; theo quy định hiện hành, tên của doanh nghiệp đã giải thể có thể được xử lý khác khi xét trùng, nhưng hãy đọc văn bản hoặc hỏi cơ quan đăng ký trước khi dựa vào điều này.
Ngành nghề đăng ký giúp bạn biết họ có cùng lĩnh vực không, nhưng đừng đọc quá kỹ: nhiều doanh nghiệp đăng ký rất nhiều ngành để dự phòng, còn thực tế chỉ làm một hai việc. Muốn biết họ thật sự kinh doanh gì, tra thêm tên đó trên bản đồ, mạng xã hội và công cụ tìm kiếm.
Điều kết quả không nói: việc một tên chưa có doanh nghiệp nào dùng, hay việc tên công ty của bạn được chấp nhận, không cho biết tên đó có trùng nhãn hiệu đã được bảo hộ hay không. Đó là hai hệ thống khác nhau, nên luôn tra thêm cơ sở dữ liệu nhãn hiệu của Cục Sở hữu trí tuệ trước khi dùng tên trên biển hiệu và bao bì.
Hộ kinh doanh và tên trên biển hiệu
Rất nhiều tiệm nhỏ hoạt động dưới dạng hộ kinh doanh. Về nguyên lý, tên hộ kinh doanh cũng phải tránh trùng trong phạm vi quản lý mà quy định đặt ra, nhưng phạm vi kiểm tra trùng tên của hộ kinh doanh hẹp hơn nhiều so với doanh nghiệp, và có thể thay đổi theo việc sắp xếp đơn vị hành chính cùng các văn bản mới. Hãy hỏi trực tiếp cơ quan đăng ký nơi bạn đặt tiệm để biết cách tra hiện hành.
Điều quan trọng hơn: phạm vi kiểm tra hẹp không có nghĩa phạm vi rủi ro hẹp. Tên hộ kinh doanh của bạn được chấp nhận ở địa phương, nhưng nếu một bên khác đã đăng ký nhãn hiệu trùng cho cùng ngành, quyền của họ có hiệu lực trên toàn quốc. Một tiệm tóc nhỏ ở Lạng Sơn vẫn có thể gặp vấn đề với nhãn hiệu của một chuỗi salon ở nơi khác.
Ngoài ra, nhiều chủ hộ kinh doanh đặt tên hộ theo tên mình cho dễ, như "Hộ kinh doanh Nguyễn Văn A", còn tên trên biển là một cái tên khác hẳn, đẹp hơn, dễ nhớ hơn. Cái tên trên biển đó mới là thứ cần tra kỹ ở cơ sở dữ liệu nhãn hiệu, bản đồ và mạng xã hội, vì đó là tên khách gọi.
Tên tiếng nước ngoài, tên viết tắt, tên địa điểm kinh doanh
Ngoài tên riêng tiếng Việt, nhiều công ty đăng ký thêm tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt để dùng trên hợp đồng với đối tác hay trên con dấu. Những tên này cũng phải tránh trùng, và cũng là thứ khách có thể nhìn thấy. Ví dụ giả định: tên riêng là "Sơn Mộc", tên tiếng Anh là "Son Moc Furniture", tên viết tắt là "SMF". Khi tra, bạn cần thử cả ba dạng ở cổng đăng ký doanh nghiệp, và thử cả dạng tiếng Anh ở cơ sở dữ liệu nhãn hiệu.
Tên viết tắt là chỗ dễ đụng nhất, vì tổ hợp hai ba chữ cái có rất ít khả năng kết hợp. Nếu bạn định dùng tên viết tắt nổi bật trên biển hay logo, hãy tra nó như một nhãn hiệu riêng. Nếu chỉ dùng trong giấy tờ, mức rủi ro thấp hơn, nhưng vẫn nên tránh tổ hợp trùng với một nhãn hiệu đã có trong cùng ngành.
Khi mở thêm chi nhánh hay địa điểm kinh doanh, tên chi nhánh thường gồm tên doanh nghiệp kèm phần chỉ địa điểm. Thói quen đặt tên chi nhánh theo một tên gọi mới cho hay — chẳng hạn "Sơn Mộc Gallery" cho phòng trưng bày — là tạo thêm một tên thương hiệu cần tra. Trước khi treo biển tên mới, hãy đưa nó qua cùng quy trình tra như tên chính, thay vì nghĩ rằng chi nhánh của mình thì đương nhiên an toàn.
So sánh hai nơi tra: cổng đăng ký doanh nghiệp và cơ sở dữ liệu nhãn hiệu
Bảng dưới đây tóm tắt khác biệt để bạn khỏi nhầm kết quả của nơi này với nơi kia.
| Khía cạnh | Cổng đăng ký doanh nghiệp | Cơ sở dữ liệu nhãn hiệu |
|---|---|---|
| Tra cái gì | Tên doanh nghiệp đã đăng ký (tên riêng, tên tiếng nước ngoài, tên viết tắt) | Nhãn hiệu đã nộp đơn, đã được bảo hộ |
| Phạm vi | Toàn quốc với doanh nghiệp | Toàn quốc, theo nhóm hàng hoá, dịch vụ |
| Phân theo ngành | Không chia theo ngành khi xét trùng tên riêng | Xét theo nhóm, danh mục hàng hoá, dịch vụ |
| Kết quả "sạch" nghĩa là | Có khả năng đặt được tên doanh nghiệp đó | Chưa thấy trở ngại ở thời điểm tra, không phải chắc chắn đăng ký được |
| Không cho biết | Ai đang sở hữu nhãn hiệu trùng tên | Ai đang dùng tên đó làm tên doanh nghiệp hay tên tiệm chưa đăng ký |
Nhìn bảng sẽ thấy hai nơi bù cho nhau. Thiếu nơi nào, bạn đều có một vùng mù. Thêm vào đó, cả hai nơi đều không cho biết những tiệm chưa đăng ký gì mà đã dùng tên đó ngoài đời — phần này phải tra trên bản đồ và mạng xã hội.
Thứ tự làm để không phải đổi tên giữa chừng
Nếu bạn đang chuẩn bị thành lập công ty và đã có cái tên thương hiệu trong đầu, thứ tự dưới đây giúp giảm khả năng phải làm lại.
- Tra cơ sở dữ liệu nhãn hiệu cho phần tên thương hiệu, ở nhóm chính và các nhóm liên quan, cả dạng có dấu và không dấu.
- Tra bản đồ, sàn bán hàng, mạng xã hội để biết có tiệm nào đang dùng tên đó ngoài đời.
- Nếu tên thương hiệu qua được hai bước trên, tra cổng đăng ký doanh nghiệp cho tên riêng dự kiến của công ty, có thể trùng hoặc khác tên thương hiệu.
- Nhờ chatbot AI soạn một bảng đối chiếu ba cái tên (tên doanh nghiệp, tên thương hiệu, tên trang mạng) kèm các biến thể, để bạn tra không sót. Không cần đưa thông tin cá nhân hay vốn điều lệ vào câu lệnh.
- Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp; nếu định đăng ký nhãn hiệu, tra lại cơ sở dữ liệu nhãn hiệu sát ngày nộp đơn.
- Chỉ đặt in biển, bao bì, đồng phục sau khi đã có kết quả ở các bước trên và đã ghi lại hồ sơ tra.
Thứ tự này đặt nhãn hiệu lên trước vì đó là phần khó thay nhất khi đã làm biển và bao bì. Tên doanh nghiệp đổi được bằng thủ tục hành chính; nhận diện khách đã nhớ thì đổi khó hơn nhiều.
Câu hỏi thường gặp
Tên công ty đã được cấp giấy phép thì có được dùng làm thương hiệu không?
Chưa chắc. Việc cấp đăng ký doanh nghiệp chỉ xác nhận tên không trùng tên doanh nghiệp khác theo cách cơ quan đăng ký kiểm tra. Nó không kiểm tra nhãn hiệu. Bạn cần tra thêm cơ sở dữ liệu nhãn hiệu trước khi dùng tên đó trên biển hiệu, bao bì.
Tra trùng tên doanh nghiệp có cần gõ cả chữ "công ty TNHH" không?
Không nên. Hãy gõ phần tên riêng, vì luật xét trùng chủ yếu ở phần đó. Gõ kèm loại hình có thể làm kết quả bị thu hẹp và bỏ sót những doanh nghiệp cùng tên riêng nhưng khác loại hình.
Hộ kinh doanh có phải tra trùng tên nhãn hiệu không?
Nên tra. Tên hộ kinh doanh được chấp nhận ở địa phương không ngăn được nhãn hiệu đã bảo hộ của người khác, vốn có hiệu lực toàn quốc. Đặc biệt tên trên biển hiệu, tên khách gọi, cần được tra kỹ.
Thêm chữ "mới" hoặc một con số vào sau tên công ty đã có thì có được không?
Thường là không, vì những khác biệt kiểu này có thể bị coi là gây nhầm lẫn theo quy định về tên doanh nghiệp. Danh sách các trường hợp cụ thể nằm trong văn bản hiện hành; tốt nhất là chọn tên riêng khác hẳn.
Chatbot AI có tra thay được cổng đăng ký doanh nghiệp không?
Không. Chatbot AI không truy cập đầy đủ và cập nhật cơ sở dữ liệu đăng ký doanh nghiệp. Bạn dùng AI để lập danh sách biến thể và bảng đối chiếu, còn việc tra phải tự làm trên cổng chính thức.
Nên đăng ký doanh nghiệp trước hay tra nhãn hiệu trước?
Nên tra nhãn hiệu trước, ít nhất ở mức sàng lọc. Nếu tên thương hiệu gặp trở ngại, bạn còn kịp chọn tên khác trước khi in mọi thứ. Đổi tên doanh nghiệp sau này là thủ tục hành chính, còn đổi thương hiệu đã quen với khách tốn kém hơn nhiều.
